クラウド上のテレビ会議にもペーパーレス会議は対応出来る

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ペーパーレス会議の様々なメリット

ペーパーレス会議導入で得られる様々なメリットについてお話します。ますは会議に掛かる経費の削減面です。会議資料をサーバーに登録し、会議参加が共有することで、紙の資料作成の紙代やコピー機の電気代などの経費を大幅に削減する効果があります。また、準備に掛かる時間の削減も可能です。ペーパーレス会議は、紙の資料を用いないので、コピーや製本にする手間や時間を大きく削減出来ます。資料に誤りがあった際にも、クラウド上でサーバー内のデータを訂正するだけで済むことも、大きなメリットと言えます。
次に、セキュリティー面の強化です。会議資料には大変機密情報が多く、参加者が自席へ持ち帰った後の保管や処理の方法がセキュリティーに大きく影響してしまいます。サーバーを使ったペーパーレス会議では、サーバー内への保管期間を定めることや、閲覧の為の暗証番号を設定することが出来るので、会議資料に対するセキュリティーの強化に繋がります。
最後に、離れた拠点間会議も出来る面です。会議資料を、クラウドを通じて共有することが出来ることから、クラウド上のスカイプなどを利用したテレビ会議にもペーパーレス会議は対応出来ます。離れた拠点から会議の為に出張して集まることなく会議を開けることは、結果的に大きなコスト削減効果を生みます。この様にペーパーレス会議は、紙の使用量・排出量の削減だけでなく、コストの削減やセキュリティーの強化など様々なメリットがあるからこそ、導入する企業が増えているのです。

ペーパーレス会議でクラウド上のオンラインで共有

ペーパーレス会議というのをご存じでしょうか。会議に紙の資料を用いないことで、印刷コストを削減したり、環境に配慮したりする新しい会議形態のことです。ペーパーレス会議はあらゆる面でメリットがありますが、会議の効率化にももちろん寄与します。
ペーパーレス会議をどのように運営すれば効率的な会議ができるのか、チェックしていってください。 タブレットなどの機器を用意しておき、会議が始まれば、資料をクラウド上のオンラインで共有することでペーパーレス化を行うことができます。クラウドを利用したタブレットをそのままプロジェクタにつなげば、スクリーンとして表示することができますので、ホワイトボードによる手書きよりも、断然効率的に司会を始めることができます。
紙の資料にはできないことが多いです。例えば音楽を鳴らしたり、動画を再生したり、アニメーションを行ったりすることは、紙には難しいことでしょう。しかしクラウドを利用したペーパーレス会議においては、それが可能です。意味のある会議をするためには、飽きが来ないように、疲れないように配慮するのも運営側の役目です。紙のやり取りではどうしても厳格になりがち。高い士気を持ったまま会議に取り組めるよう、ペーパーレスを有効に行ってください。

ペーパーレス会議でクラウド上のメーリングリスト使用

ペーパーレス会議の為に資料をデータでやり取りするようになると、事前に資料を見た会議参加者が、内容の修正や意見を述べてくる場合があります。これらを、クラウド上のメーリングリストなどを使用し会議参加者全員で共有できるようにしておくと、クラウドのメール上で「会議」が行われることへつながります。
営業社員などは、お客様先での時間が優先になる為、その合間に自らのタイミングで資料を見、意見を述べるようになれると、営業社員を全員集めて会議をする=会社として営業が止まる時間帯を無くすことが出来ます。昼休み中・移動中ですらメールで仕事の確認が出来る状態の現代、お客様への訪問が無い営業時間外に、わざわざ残業代を支払ってまで会議をすることはスマートとは言い難いのではないでしょうか。ペーパーレス会議は環境配慮や紙資源削減はもちろん、会議に要する人件費等の削減に大きくかかわってきます。
ペーパーレス会議から、クラウド上のメールなどによって「一堂に会して行う会議」が消滅することにより、会議室の使用や参加者のスケジュール調整、営業機会の取りこぼし、社員の残業代などが大きくカットできる、会議そのものの形態変更、コスト削減が見込まれます。会議後にすぐ不要となっている紙資料がある会議は、ペーパーレス会議に変更してみてはいかがでしょうか。数枚のコピー用紙と言っても塵も積もれば大きな経費です。ペーパーレス会議の採用で、コスト削減をしてみませんか。


クラウドを利用したペーパーレス会議が今後の主流となります。導入がまだの企業はすぐにでも実施されることをおすすめします。流行に乗り遅れた企業はコスト削減にも失敗する危険性がありますのでお早目の決断を。

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